Manajemen Sekretaris dan fungsinya

Manajemen dalam Kontak kesekratariatan,  Funsi Manajemen, dan contohnya

Menurut Sondang P. Siagian, MPA, Ph.D., dalam bukunya “Administrasi Pembangunan” (PT. Gunung Agung, Jakarta, 1978), manajemen diartikan sebagai kemampuan dan keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

Sedangkan Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Jadi dapat di simpulkan manajemen dalam kaitan dibidang sekretaris merupakan kegiatan mengkoordinasi, mengatur, mengelola seluruh kegiatan dalam perusahaan atau kesekretariatan. Dimana dalam kesekretarisan terdapat rangkaian berupa penataan pekerjaan di perkantoran yang dilaksanakan sebagai penunjang tercapainya tujuan organisasi. Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.  Selanjutnya, keberadaan sekretaris tidak terbatas menangani kesekretariatan, melainkan memungkinkan berperan sebagai pemimpin dalam kelompoknya, bahkan memimpin unit kerja sekretariat. Jadi, di dalam diri seorang diri sekretaris harus memiliki kemampuan serta keterampilan untuk menghandle seluruh kegiatan organisasi disinilah dapat dilihat sisi manajemen dalam kontek sekretaris.

George Terry mengatakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari Perencanaan Planning); Pengorganisasian (Actuating); Penggerak (Actuating); Pengawasan. (Controlling).

·         Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

·         Organisasi (Organizing) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Pengorganisasian bertujuan membagi satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

·         Actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja denagn seidirinya atau penuh kesadaran secara brsama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal in yang dibutuhkan adalah kpemimpinan (leadership)

·         Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengndalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah dmi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan

      Contoh manajemen dalam suatu perusahaan dan peran sekretaris dari segi perencanaan Misalnya, kantor PT.Solid Gold berjangka pada tahun akademik 2012, akan menyelenggarakan penerimaan karyawan/staff baru, dengan total 100 orang.

1.      Apa tujuannya ?,

jawabnya adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga ahli yang berkompeten dibidangnya.

2.      Bagaimana caranya pelaksanaannya?,

jawabnya adalah melalui tahapan-tahapan sistem penerimaan calon staff.

3.      Dimana pelaksanaannya? ]

jawabnya adalah di kantor Solid Gold

4.      Kapan dimulai pelaksanaannya?

     jawabnya misalnya mulai bulan November 2012

5.      Siapa yang melaksanakannya ?

jawabnya adalah HRD

Kemudian dari tahapan -tahapan seleksi dibuat lagi perencanaannya:

a. Apa tujuan seleksi administrasi, akademik dan wawancara ?

b. Bagaimana pelaksanaan tahapan masing-masing ?

c. Dimana pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?

d. Kapan pelaksanaan tahapan -tahapan tersebut ?

e. Siapa yang melaksanakan tahapan-tahapan tersebut ?

dan disini juga melibatkan peran sekretaris, sekretaris harus merancang bagaimana susunan dalam pelaksanaan serta mengatur jadwal untuk seleksi sehingga mampu menyeleksi sejumlah pelamar kerja.